CERTSIGN S.A., (denumită în continuare și „certSIGN”) are calitate de operator de date cu caracter personal în conformitate cu prevederile Regulamentului (UE) nr. 679 din 27 aprilie 2016 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date (“GDPR”).
certSIGN tratează cu seriozitate confidențialitatea datelor cu caracter personal. Pentru noi securitatea și confidențialitatea datelor dumneavoastră cu caracter personal sunt foarte importante. Ca atare, luăm toate măsurile necesare si rezonabile în vederea asigurării securității și confidențialității datelor cu caracter personal, precum si în vederea prelucrării acestora în conformitate cu prevederile GDPR și legislația europeana și națională aplicabilă.
Această politică de confidențialitate explică cine suntem, cum colectăm date cu caracter personal, cum partajăm și folosim datele cu caracter personal și cum vă puteți exercita drepturile pe care le aveți privind protecția datelor dumneavoastră cu caracter personal.
Vă recomandăm să citiți în întregime această politică de confidențialitate pentru a vă asigura că sunteți pe deplin informat.
Prezenta Politică de confidențialitate se aplică persoanelor fizice – vizitatorilor website-ului cybertenant.ro, persoanelor care ne scriu prin formularul de contact al website-ului sau la adresa cybertenant@certsign.ro, persoanelor care programează o demonstrație a platformei cyberTENANT, precum și reprezentanților și persoanelor de contact ale companiilor interesate de platforma cyberTENANT.
Această Politică de confidențialitate descrie modul în care certSIGN colectează și prelucrează în orice fel datele cu caracter personal atunci când vizitați website-ul cybertenant.ro, ne trimiteți un mesaj sau programați o demonstrație a platformei cyberTENANT. Pentru celelalte produse și servicii certSIGN se aplică Politica de confidențialitate certSIGN, publicată pe www.certsign.ro. Datele pe care platforma cyberTENANT le prelucrează după ce este instalată la un client nu fac obiectul acestei politici; ele sunt reglementate prin contractul încheiat cu fiecare client.
Această politică de confidențialitate este actualizată periodic pentru a reflecta modul în care certSIGN prelucrează datele cu caracter personal și pentru a respecta orice modificări legale; de fiecare dată când facem o modificare, o vom publica pe website-ul cybertenant.ro, pe această pagină, împreună cu data ultimei actualizări.
1. Cine suntem?
Suntem CERTSIGN S.A. , cu sediul social în București, Șos. Olteniței nr. 107 A, corp C1, et.1, camera 16, sector 4, înregistrată la Registrul Comerțului sub nr. J2006000484402, CUI 18288250, Telefon: 0311 011 870, Fax: 021 311 9905, E-mail: office@certsign.ro.
Datele de contact ale Responsabilului cu protecția datelor:
- Email: dpd@certsign.ro;
- Adresa: Bdul. Tudor Vladimirescu, nr. 29A, clădirea AFI Tech Parc 1, et.2, București, sector 5.
2. Categoriile de date cu caracter personal pe care le prelucrăm
În funcție de modul în care ați interacționat cu noi prin website-ul cybertenant.ro, categoriile de date cu caracter personal pe care le prelucrăm includ:
- date de identificare și de contact pe care ni le furnizați prin formularul de contact: numele, adresa de e-mail de serviciu, compania, funcția, sectorul de activitate al companiei, tipul solicitării (demonstrație, ofertă sau întrebare) și, dacă alegeți să îl completați, mesajul dumneavoastră; odată cu acestea primim limba și pagina website-ului de pe care ați trimis formularul,
- date pentru programarea demonstrației, prin Microsoft Bookings: numele, adresa de e-mail, numărul de telefon (opțional), compania, funcția, sectorul, ce doriți să protejați, data și ora alese; pentru fiecare programare se creează o întâlnire online Microsoft Teams,
- date privind relația cu dvs.: detalii cu privire la corespondențele, cererile, sesizările, reclamațiile pe care le faceți sau alte informații legate de interacțiunea dvs. cu noi (spre exemplu e-mailurile schimbate după trimiterea formularului și notele interne despre solicitarea dumneavoastră), informații cu privire la exercitarea drepturilor pe care le aveți cu privire la datele cu caracter personal,
- date tehnice: adresa IP și date despre browser și conexiune, prelucrate de Cloudflare, furnizorul care găzduiește website-ul, la livrarea paginilor, pentru protecția împotriva atacurilor și pentru verificarea anti-robot a formularului (Cloudflare Turnstile),
- website-ul cybertenant.ro nu folosește cookie-uri; tehnologiile folosite sunt descrise în secțiunea 12.
3. Scopul și temeiul prelucrării datelor cu caracter personal
Scopurile prelucrării datelor dumneavoastră cu caracter personal sunt:
- răspunsul la solicitarea dumneavoastră și pregătirea demonstrației sau a ofertei cerute, ca demersuri făcute la cererea dumneavoastră înaintea unui eventual contract, conform articolului 6 (1) (b) din GDPR, atunci când ne contactați în nume propriu;
- îndeplinirea obligațiilor legale ale certSIGN, conform articolului 6 (1) (c) din GDPR, precum transmiterea informațiilor la cererea autorităților de stat competente și asigurarea securității sistemelor;
- pentru urmărirea intereselor legitime ale certSIGN conform articolului 6 (1) (f) din GDPR, precum: răspunsul la solicitările companiilor interesate de platforma cyberTENANT și comunicarea cu reprezentanții acestora; organizarea demonstrațiilor; protejarea website-ului împotriva atacurilor și a mesajelor trimise automat (verificarea anti-robot); statistici agregate despre vizitarea website-ului, fără cookie-uri și fără identificarea vizitatorilor; apărarea drepturilor certSIGN în cazul unui eventual litigiu;
Nu folosim datele trimise prin website pentru newsletter-e sau comunicări de marketing și nu le transmitem altor companii în acest scop.
4. Temeiul prelucrării datelor cu caracter personal
certSIGN prelucrează datele dumneavoastră având următoarele temeiuri:
- încheierea și executarea contractului cu dumneavoastră conform articolului 6 (1) (b) din GDPR,
- interesele legitime urmărite de certSIGN sau ale unui terț conform articolului 6 (1) (f) din GDPR,
- îndeplinirea obligațiilor legale ale certSIGN conform articolului 6 (1) (c) din GDPR,
5. Cum obținem datele?
certSIGN poate obține datele:
- direct de la dumneavoastră atunci când completați formularul de contact, programați o demonstrație, ne scrieți la cybertenant@certsign.ro sau vizitați website-ul cybertenant.ro;
- autorități publice (spre exemplu în cazul unor solicitări ale instanțelor de judecată sau în cazul unor investigații judiciare),
6. Utilizarea datelor și consecințele nefurnizării acestora
Prelucrarea datelor cu caracter personal menționate anterior este necesară pentru realizarea scopurilor precizate mai sus.
De asemenea, certSIGN, mai poate prelucra datele cu caracter personal și prin persoane împuternicite care oferă garanții adecvate, în conformitate cu art.28 din GDPR, către care externalizăm anumite activități; pentru website-ul cybertenant.ro, acestea sunt enumerate în secțiunea 7.
Refuzul dumneavoastră de a furniza datele în câmpurile obligatorii ale formularului ne împiedică să răspundem solicitării trimise prin formular; ne puteți scrie oricând direct la cybertenant@certsign.ro.
Prelucrarea datelor prin sisteme de inteligență artificială
Datele dumneavoastră pot fi analizate prin instrumente automate, inclusiv sisteme de inteligență artificială, în scopul acordării serviciilor de suport pentru utilizarea serviciilor sau produselor noastre. Aceste sisteme vor păstra doar date anonimizate și sunt supuse monitorizării umane.
Nu luăm decizii exclusiv automate care să producă efecte juridice sau similare asupra dumneavoastră fără intervenție umană, cu excepția cazurilor permise de lege.
7. Cui dezvăluim datele dumneavoastră cu caracter personal?
Datele dumneavoastră cu caracter personal pot fi dezvăluite următoarelor categorii de destinatari:
- dumneavoastră pentru exercitarea drepturilor pe care le aveți,
- auditorilor externi ai certSIGN pentru îndeplinirea obligațiilor de audit la care suntem supuși,
- autorităților și instituțiilor publice în baza obligațiilor legale pe care le avem în conformitate cu legislația aplicabilă,
- avocaților pentru a ne reprezenta în cazul unui eventual litigiu sau pentru consultanță,
- Cloudflare, Inc. (Statele Unite ale Americii), ca persoană împuternicită, pentru găzduirea website-ului, rețeaua de livrare a paginilor, protecția împotriva atacurilor, verificarea anti-robot (Cloudflare Turnstile), statisticile de vizitare fără cookie-uri (Cloudflare Web Analytics) și livrarea către noi, prin e-mail, a mesajelor trimise prin formular,
- Microsoft Ireland Operations Limited, ca persoană împuternicită, pentru serviciile Microsoft 365 folosite de certSIGN: poșta electronică, programarea demonstrațiilor (Microsoft Bookings) și întâlnirile online (Microsoft Teams),
- firmele afiliate certSIGN care ne oferă suport în prestarea serviciilor pe care le furnizăm,
- în cazul în care certSIGN va fi supusă unui proces de vânzare sau reorganizare vom furniza datele dumneavoastră către entitatea achizitoare sau rezultată în urma procesului de reorganizare.
8. Transferul datelor în afara Uniunii Europene
Sunt situații în care transmitem datele dumneavoastră cu caracter personal către terțe părți din afara Uniunii Europene, respectiv către Cloudflare, Inc. (Statele Unite ale Americii), care găzduiește website-ul și livrează mesajele trimise prin formular. Transferul de date se realizează cu asigurarea respectării drepturilor persoanelor vizate, în baza unor garanții adecvate în conformitate cu cerințele legale aplicabile, precum:
- Clauze contractuale standard, emise de către Comisia Europeană, pe care le semnăm cu orice destinatar extern situat într-o țară care nu oferă un cadru legal adecvat de protecție a datelor;
- Decizii emise de Comisia Europeană prin care se stabilește faptul ca o țară localizată în afara UE asigură un nivel de protecție adecvat, cum este Decizia de punere în aplicare (UE) 2023/1795 privind cadrul UE-SUA pentru protecția datelor, pentru companiile certificate în acest cadru.
Informații despre țările terțe către care trimitem datele cu caracter personal pot fi furnizate la cerere, iar pentru mai multe informații, ne puteți contacta la: dpd@certsign.ro.
9. Durata prelucrării datelor cu caracter personal
certSIGN prelucrează datele cu caracter personal, în general, pe toată perioada de negociere și derulare a raporturilor contractuale cu dumneavoastră sau cu partenerii contractuali pe care îi reprezentați sau care ne-au furnizat datele spre prelucrare. La încetarea acestor raporturi, informațiile și datele cu caracter personal vor fi arhivate/stocate. Perioada de arhivare/stocare diferă în funcție de tipul serviciului pe care l-ați contractat sau de tipul relației pe care o aveți cu certSIGN.
De asemenea, anumite categorii de date le prelucrăm pe durata prevăzută de lege sau de o autoritate publică, conform legii ori, în cazul unui litigiu, până la soluționarea definitivă a acestuia. Pentru prelucrările bazate pe interesul legitim al certSIGN sau al unui terț, prelucrăm datele conform politicilor noastre de retenție.
Spre exemplu:
- mesajele trimise prin formular, e-mailurile schimbate cu noi și programările demonstrațiilor le păstrăm cel mult 24 de luni de la ultima interacțiune, dacă nu încheiem un contract; dacă încheiem un contract, se aplică termenele din contract și din politica generală certSIGN;
- website-ul nu păstrează mesajele trimise prin formular: acestea sunt transmise direct, prin e-mail, către echipa cyberTENANT;
- pentru soluționarea sesizărilor, păstrăm datele pe perioada termenului legal de prescripție, respectiv o perioadă de 3 ani;
După perioadele de arhivare/stocare pentru care există un temei legal justificativ, datele dumneavoastră cu caracter personal vor fi, după caz, distruse/șterse în conformitate cu Legea 16/1996 a Arhivelor Naționale sau vor fi anonimizate ireversibil.
10. Drepturile pe care le aveți
Drepturile de care beneficiați în conformitate cu prevederile art. 13-22 din Regulamentului UE 2016/679 sunt:
- Dreptul la informare: dreptul de a fi informat cu privire la identitatea și datele de contact ale operatorului și ale responsabilului cu protecția datelor, scopurile în care se face prelucrarea datelor, categoriile de date cu caracter personal vizate, destinatarii sau categoriile de destinatari ai datelor, existența drepturilor prevăzute de legislația privind protecția datelor cu caracter personal pentru persoana vizată și condițiile în care pot fi exercitate;
- Dreptul de acces la date: dreptul de a obține de la operatorul de date confirmarea faptului că datele cu caracter personal care vă vizează sunt sau nu prelucrate de către acesta;
- Dreptul la rectificare: dreptul de a obține rectificarea datelor inexacte care va privesc, precum și completarea datelor incomplete;
- Dreptul la restricționarea prelucrării în cazul în care dumneavoastră v-ați opus prelucrării în scopul intereselor legitime urmărite de certSIGN sau de terți ori în cazul în care certSIGN nu mai are nevoie de datele cu caracter personal, dar dumneavoastră le solicitați pentru constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept în instanță;
- Dreptul de a vă retrage oricând consimțământul, în măsura în care operațiunea de prelucrare a datelor se bazează pe consimțământul dumneavoastră, fără ca retragerea consimțământului să afecteze legalitatea prelucrării efectuate pe baza consimțământului înainte de retragerea acestuia;
- Dreptul la ștergerea datelor în cazul în care datele nu mai sunt necesare pentru realizarea scopurilor de prelucrare sau în cazul în care dumneavoastră vă retrageți consimțământul în măsura în care prelucrarea se întemeiază pe consimțământ ori în cazul în care vă opuneți prelucrării datelor în temeiul art.21 din GDPR și nu există motive legitime privind continuarea prelucrării care să prevaleze;
- Dreptul la portabilitatea datelor furnizate, în măsura în care operațiunea de prelucrare a datelor se bazează pe consimțământ sau are ca temei contractul încheiat cu dumneavoastră.
- Dreptul la opoziție din motive legate de situația dumneavoastră particulară, asupra prelucrărilor de date efectuate în scopul urmăririi intereselor legitime ale certSIGN sau ale unor terți.
- Dreptul de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrarea automata, inclusiv crearea de profiluri, care produce efecte juridice care privesc persoana vizată sau o afectează în mod similar într-o măsură semnificativă, în conformitate cu art. 22 din GDPR.
certSIGN va notifica destinatarilor cărora le-a divulgat datele cu caracter personal orice ștergere, rectificare sau restricționare a prelucrării datelor cu caracter personal, cu excepția cazului în care acest lucru se dovedește imposibil sau presupune eforturi disproporționate.
Totodată, vă informăm ca aveți dreptul de a vă adresa Autorității Naționale de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal – ANSPDCP pentru apărarea oricăror drepturi acordate de legislația aplicabilă în domeniul protecției datelor cu caracter personal, care v-au fost încălcate, precum și de a apela la instanțele de judecată competente.
Pentru exercitarea drepturilor prevăzute de art. 13-22 din GDPR, vă puteți adresa cu o cerere scrisă, datată și semnată, transmisă Departamentului Protecția Datelor cu Caracter Personal certSIGN:
- adresa de email: dpd@certsign.ro
- Bd-ul. Tudor Vladimirescu, nr. 29A, clădirea AFI Tech Parc 1, et. 2, București, sector 5.
În cazul în care veți adresa o solicitare privind exercitarea drepturilor dumneavoastră privind protecția datelor cu caracter personal, veți primi răspuns în termen de cel mult 30 de zile, în condițiile prevăzute de GDPR.
11. Măsuri de securitate a datelor dumneavoastră cu caracter personal
certSIGN implementează atât în calitate de operator de date cu caracter personal cât și de prestator de servicii de încredere, măsuri tehnice și organizatorice adecvate pentru asigurarea integrității și confidențialității datelor dumneavoastră cu caracter personal, conform art. 25 și 32 din Regulamentul General privind protecția datelor nr. 2016/679 și Regulamentului UE 910/2014 privind identificarea electronică și serviciile de încredere pentru tranzacțiile electronice pe piața internă.
Pentru a proteja datele cu caracter personal împotriva accesului neautorizat, modificării, dezvăluirii ori distrugerii neautorizate certSIGN aplică măsuri precum:
- Criptarea datelor în timpul transmiterii pentru a asigura confidențialitatea acestora;
- Revizuirea periodică a politicilor, standardele și procedurilor de protecție a datelor, inclusiv a măsurilor de securitate;
- Restricționarea accesului la datele cu caracter personal doar pentru angajații și colaboratorii autorizați, care sunt obligați contractual să respecte confidențialitatea și pot fi trași la răspundere pentru nerespectarea acestor obligații.
- Website-ul cybertenant.ro nu are bază de date: mesajele din formular nu sunt stocate pe website, ci transmise direct către adresa de e-mail a echipei; formularul este protejat de verificarea anti-robot Cloudflare Turnstile, iar conexiunea este criptată (HTTPS).
certSIGN a implementat un Sistem de Management al Securității Informației certificat conform standardului internațional ISO/IEC 27001 și respectă cerințele standardului ETSI EN 319 401, aplicabil prestatorilor de servicii de încredere. Sistemele și procesele noastre sunt auditate periodic de către organisme independente de audit și certificare, acreditate pentru aceste standarde, pentru a asigura conformitatea continuă și cele mai înalte standarde de protecție a datelor.
12. Cookie-uri și tehnologii similare
Website-ul cybertenant.ro nu setează cookie-uri și nu încarcă pixeli de publicitate sau instrumente de urmărire.
Singura informație salvată în browserul dumneavoastră este alegerea temei de afișare (luminoasă sau întunecată), în memoria locală a browserului. Nu ne este transmisă și o puteți șterge oricând din setările browserului.
Statisticile de vizitare sunt produse de Cloudflare Web Analytics, fără cookie-uri și fără identificarea vizitatorilor: vedem doar totaluri, precum numărul de vizite, paginile vizitate și țara de proveniență.
Verificarea anti-robot Cloudflare Turnstile se încarcă doar când începeți să completați formularul de contact. Pentru a deosebi oamenii de programele automate, Cloudflare prelucrează pentru scurt timp date tehnice despre browser și conexiune, inclusiv adresa IP.
Pagina de programare a demonstrației este găzduită de Microsoft (Microsoft Bookings) și se deschide într-o filă nouă; acolo se aplică regulile Microsoft privind cookie-urile.
Ultima actualizare: [data publicării].